Pour un chef d’entreprise, les sources de sollicitation sont très diverses: les collaborateurs qui entrent dans votre bureau, les appels, les courriels, les SMS, sans oublier les dossiers de fond qu’il faut traiter, les réponses à faire, etc.

Comme vous avez une multitude de problèmes à résoudre en continu, il est difficile de ne pas perdre le fil, de ne pas confondre urgence et importance et de ne pas finir submergé.

Dans cet article, je vous donne 7 règles simples à appliquer pour éviter ce risque et retrouver ou tout simplement garder votre sérénité !

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Règle n° 1 – Planifiez

Planifier revient à anticiper. Ne vous inquiétez pas, vous allez vous tromper car personne ne peut prédire l’avenir. Votre plan d’actions va être souvent bouleversé, mais planifier va vous donner un cadre.

Définissez des objectifs simples et accessibles et faites des points de contrôle réguliers de l’avancement des actions par rapport à ce qui était planifié.

Règle n°2 – Hiérarchisez

Répartissez vos tâches de la manière suivante: «urgent et important» (à faire par vous-même tout de suite), «urgent et peu important» (que vous pouvez déléguer), «peu urgent et important» (donnez-vous un délai maximum pour le traiter) et, enfin, «peu urgent et peu important» (ne faut-il pas la laisser tomber ?). Malheureusement, une part trop importante de chefs d’entreprise vit dans l’urgence et finit par oublier l’important !

Règle n° 3 – Déléguez tout ce qui peut l’être

Il faut commencer par accepter de ne pas tout contrôler et pour certains ce n’est pas facile. Acceptez également de ne pas pouvoir tout faire. Faites confiance et déléguez. Acceptez que les choses ne soient pas faites comme vous les auriez faites. Un exemple simple : n’allez pas aux réunions qui peuvent se dérouler sans vous. Vous n’êtes pas là pour faire de la figuration et vous risquez en plus de parasiter vos collaborateurs.

Règle n°4 – Ne vous laissez pas dépasser par l’urgence, timez !

Il faut se discipliner, essayer de ne pas réagir à chaud, dès qu’un e-mail arrive dans sa boîte e-mail par exemple. Prenez l’habitude de consulter vos emails le matin en arrivant, avant d’aller (ou en rentrant de) déjeuner, en fin d’après-midi. Interdisez-vous de consulter vos emails, vos sms ou votre boite vocale pendant que vous travaillez sur un dossier.

Règle n°5 – Identifiez et utilisez votre biorythme

Si vous voulez aller plus loin, organisez les plages horaires en fonction de son biorythme. Ainsi, si vous êtes en grande forme le matin, profitez-en pour vous atteler à des dossiers de fond, à des tâches nécessitant concentration et ce dès 8h (voire plus tôt) puis, à partir de 11h par exemple, laissez la place à des tâches plus simples comme les appels que vous devez passer ou la lecture de vos mails. L’après-midi

Si vous ne connaissez pas votre biorythme (ou chronotype), il existe par exemple des formations d’une demie-journée. Attention, à ne pas imposer votre propre biorythme à vos collaborateurs !

Règle n°6 – Appuyez vous sur des outils

C’est là qu’entrent en jeu les logiciels et les services en ligne toujours plus nombreux.

Une règle importante : il faut éviter de vouloir tout utiliser. Exploitez à fond quelques outils qui vous conviennent et que petit à petit vous allez maitriser.

Je vais illustrer mon propos en proposant un mix de solutions possibles

Pour mieux Planifier

utilisez évidemment un gestionnaire de tâches en utilisant la notion de priorité et associez-le à un agenda.

Pour mieux Mémoriser

Dès que vous voyez quelque chose qui mérite d’être retenu, ne vous dites pas que vous vous en souviendrez, ce n’est pas vrai… utilisez par exemple le service en ligne evernote en prenant soin de bien classer ce que vous venez de sélectionner. Avec l’habitude, vous n’allez plus chercher à tout retenir car vous saurez où retrouver facilement ce qui à un moment donné vous a paru digne d’intérêt.

Pour Garder une vision d’ensemble

Il est important de garder une vision globale de vos missions, de vos projets et de vos tâches, pour ce faire, pensez à utiliser la technique du Mind-Mapping… il existe pour cela une kyrielle de solutions dont certaines en Open Source tels MindManager ou Imindmap.

Pour Gagner du temps : Vous avez mieux à faire que de passer une ou deux heures dans votre voiture en cours de journée… Remplacez dès que vous pouvez les réunions physiques par des réunions distantes en utilisant des outils de video-conférence…

Règle n°7 – écoutez-vous !

Quand vous détectez une lassitude récurrente, que vous commencez à avoir du mal à vous concentrer sur des dossiers de fond, prenez l’habitude de faire des breaks. Cela peut être tout simplement de vous octroyer un après-midi chaque semaine pendant lequel vous oubliez votre entreprise et vous pratiquez une activité qui vous plaît… Et puis, ça vous obligera à déléguer un peu plus. Vous verrez que vous serez agréablement surpris par l’efficacité de la délégation !

Pour conclure,
N’oubliez pas que le fait d’être très sollicité nous donne malheureusement l’impression d’être important, sinon indispensable et ça c’est bon pour l’ego… Or, c’est un piège !


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