Nous avons tous souffert, ceux qui les organisent, ceux qui les pilotent et ceux qui y participent, de réunions inefficaces et ce pour de multiples raisons.

Dans cet article, je vais présenter et commenter un livre qui m’a paru très intéressant, car très opérationnel, tout en étant appuyé sur des données factuelles et une démarche scientifique.

Ce livre, c’est « The surprising science of meetings » de Steven ROGELBERG.

Brève présentation du livre et de son auteur

Rapide à lire, ce livre comprend trois parties : une première qui pose le problème de manière originale, une seconde qui donne des solutions et une troisième qui propose des outils opérationnels (checklists et autres). Notez que chacun des chapitres de la seconde partie (les solutions) se conclut par une courte liste de « à emporter », en fait les points à retenir.

Qui est Steven ROGELBERG ? Docteur en psychologie des organisations, professeur à l’Université de Caroline du Nord, il a consacré ces 20 dernières années à étudier scientifiquement les réunions. Pour en savoir plus https://www.stevenrogelberg.com/

Passons maintenant aux enseignements du livre…

L’état des lieux

Pour commencer, l’auteur cite un chiffre pour le moins décapant; en 2014, le coût annuel des réunions aux Etats-Unis a été de 1.400 milliards de dollars soit 8,2% du PIB et il estime que plus de 15% de ce montant est gaspillé soit 250 milliards. Les entreprises sous-estiment le coût des réunions.

Le temps consacré aux réunions augmente et particulièrement pour celles qui impliquent le top management, direction générale et autres…

Mais les réunions ne sont pas par principe négatives ou inutiles, elles ont aussi un rôle important pour faciliter les prises de décision ou l’homogénéité entre les équipes.

Ne pas supprimer les réunions, les améliorer

Et pourquoi ne pas utiliser les résultats de recherches scientifiques ?

Cela commence par quelques citations d’auteurs ou d’économistes. Une m’a particulièrement fait sourire « Si je dois mourir, j’espère que ce sera pendant une réunion car la transition vers la mort sera tellement discrète, subtile ».

Voyons pourquoi il ne faut pas les supprimer. Les réunions permettent de

  • apporter aux employés d’informations essentielles
  • créer de l’attachement les uns envers les autres
  • ne pas se sentir seuls dans son silo
  • créer une compréhension partagée des challenges et des opportunités
  • confronter des idées, des opinions qui permettent à chacun d’être plus efficace

Elles fournissent en outre aux leaders des moments pour faire partager leur vision, inspirer et impliquer leur équipe.

Quand on parle de science, les chercheurs étudient les réunions de deux manières : par des études sur le terrain dans le réel et par des études en laboratoire pour analyser l’efficacité des réunions selon le nombre de participants, le mode d’échange, la durée, la planification, etc.

Mon avis : il est vrai qu’on a tendance à toujours piloter les réunions de la même manière et souvent sans aucune base « théorique ».

Analyser d’un oeil critique sa propre capacité à animer des réunions

L’expérience vécue par l’animateur est fondamentalement de celle vécue par les participants, et en général, l’animateur a tendance à surestimer ses capacités d’animation !

Soyez un peu humble et identifiez ce que vous faites mal (pour arrêter de le faire), ce que vous faites bien (pour continuer à le faire) et ce que vous ne faites pas encore (mais que vous devriez faire).

Per exemple, pendant vos réunions,

  • les participants sont-ils scotchés à leur téléphone ?
  • certains parlent tout le temps alors que d’autres ne s’expriment pas du tout ?
  • Avez-vous l’impression de maîtriser la réunion ?

L’auteur propose deux solutions

  • Adoptez une attitude de leader-serviteur, c’est-à-dire de celui qui partage l’information et aide les autres.
  • Il faut se former à l’animation/gestion de réunions ne serait-ce que pour en connaitre les bonnes pratiques !

Mon avis : la plupart d’entre nous, nous sommes mauvais dans l’animation de réunions car souvent nous n’avons pas pris le temps de nous former alors que le cumulé coût des réunions est une charge importante pour l’entreprise.

La durée des réunions : pourquoi pas 48 minutes ?

Il évoque la Loi de Parkinson qui déclare que tout travail va s’étirer pour occuper le temps qui lui est affecté; et c’est aussi vrai pour les réunions. Si vous avez planifié 60 minutes, elle va durer 60 minutes même si cela ne se justifie pas !

L’auteur propose des solutions

  • Commencez par réduire la durée des réunions de manière douce. Après avoir fait une estimation du temps nécessaire selon votre ordre du jour, réduisez-le de 5 à 10%.
  • Recourez dans certains cas aux réunions « ultra-rapides », comme en font les militaires, les services tels que les pompiers ou les services d’urgence. Cela a deux mérites, l’ordre du jour sera très resserré ce qui facilite la réussite de la réunion et l’attention des participants n’a aucun problème à se maintenir pendant 10/15 minutes. C’est une technique qu’utilisait par exemple la PDG de Yahoo.

Mon avis : d’expérience, les réunions de plus d’une heure ont une fâcheuse tendance à partir dans tous les sens et à lasser tant l’animateur/leader que les participants.

Quoi faire de l’ordre du jour ?

Si tous les manuels de management insistent sur l’importance d’avoir un ordre du jour, l’auteur a constaté par sa démarche scientifique que cela ne fait pas la différence.

Pour lui, la définition de l’ordre du jour nécessite un travail de réflexion et l’ordre du jour ne doit pas rester figé dans le temps.

Il propose

  • d’impliquer les participants en leur demandant en amont les points qu’ils souhaitent voir abordés
  • de commencer par les sujets importants et par ceux qui ont été proposés par les participants
  • d’assigner les points de l’ordre du jour à certains des participants
  • de ne pas utiliser le même ordre du jour de réunion en réunion sans le modifier
  • d’affecter à ceux qui n’ont pas participé, un point de l’ordre du jour lors de la prochaine réunion.

Mon avis : c’est certainement un des points majeurs pour obtenir des réunions réussies et les recommandations me paraissent très pertinentes.

Limitez le nombre de participants

Réunir plus de participants pourrait faire penser qu’on bénéficiera de plus d’idées, de ressources, de cerveaux et que tout cela va avoir un effet positif. Or, au contraire, ajouter des participants réduit l’efficacité pour des raisons d’encombrement du temps de parole, de logistique…

Le cabinet BAIN a conduit une étude qui faisait ressortir que le nombre optimal de participants est de 7.

Mais attention à ce que ceux qui sont pas conviés ne se sentent pas exclus

Quelques solutions

  • Analyser l’ordre du jour pour déterminer quels sont les participants indispensables, soit parce qu’ils sont décideurs soit parce qu’ils sont directement concernés
  • Tout le monde ne doit pas être là tout le temps, ventiler l’ordre du jour en séquences pendant lesquelles vont participer certaines personnes puis laisser la place à d’autres.
  • Pour ne pas exclure certains qui ne seront pas conviés, les consulter en amont de la réunion.
  • Prendre des notes de qualité qui pourront être diffusées de manière transparente à ceux qui, bien que concernés, n’étaient pas présents.

Mon avis : ce travail amont et aval est un vrai plus, il est même indispensable.

Pas trop de confort pendant les réunions

En fait, il s’agit là de casser la routine dans laquelle nous avons tous tendance à nous installer. Attention aux fauteuils trop confortables, aux places autour de la table.

Là encore, l’auteur préconise des solutions simples à mettre en oeuvre

  • le leader de la réunion fait attention à ce que les personnes ne s’asseyent pas systématiquement à la même place, il peut même laisser une chaise vide… technique utilisée chez Amazon pour symboliser le client absent.
  • Changer de lieu de réunion dans le cas d’une réunion régulière
  • Faire la réunion en marchant, format très utile et efficace pour les réunions dont l’ordre du jour ne contient qu’un sujet
  • Faire la réunion debout… une étude menée par l’université de Saint Louis avec 54 réunions de 3 à 5 personnes a montré que, debout, la collaboration était meilleure, que les participants s’engageaient plus. Mais attention à ce que la réunion soit courte maximum 15 minutes et aux disparités de taille entre les participants; un participant d’1m60 peut être gêné d’être à côté d’une personne d’1m90 alors pourquoi pas des tabourets mais pas de table.

Mon avis : des formules à tester

Supprimez les énergies négatives dès le début

Les études le montrent: un état d’esprit négatif est contagieux et pollue la réunion. A contrario une atmosphère positive favorise la résilience, le bien-être et la créativité. Or le leader de réunion est la personne la mieux placée pour influencer cet état d’esprit.

Parmi les recommandations de l’auteur

  • créer une rupture entre ce que les participants faisaient avant la réunion et ce qu’ils vont faire lors de la réunion. Pour ce faire, saluer les arrivants, offrez-leur par exemple à boire et/ou à manger.
  • Pourquoi ne pas bannir mobiles, tablettes, ordinateurs portables de manière à empêcher le multi-tâche qui pollue la réunion.
  • Démarrer la réunion sur le bon pied… attention à ce que vous dites, montrer que vous reconnaissez les réalisations du groupe.

Mon avis : c’est une évidence mais qui d’entre nous y pense vraiment ?

Encouragez le silence

L’hypothèse de départ est que si les participants à une réunion arrêtaient de parler pendant un moment, ce serait un plus. Cela est particulièrement vrai pour les phases où il faut générer des idées nouvelles ou évaluer une idée ou un projet proposé. De cette manière, il est plus facile de prendre en compte l’avis de tous.

Bien sûr, cette technique n’a pas à s’appliquer à tous les types de réunion !

Comment s’y prendre ?

  • Le Brainwriting – Les partici­pants gardent le silence et doivent noter leurs idées par écrit avant de les partager avec les autres.
  • La lecture silencieuse – Les participants n’écoutent pas une présentation de la proposition qui est faite, il lisent la proposition.

Le cas spécifique des réunions-audio

Tout d’abord, les réunions par audioconférence s’apparentent aux réunions en face à face. Donc les points vus précédemment restent pertinents mais les réunions audio ont des inconvénients.

  • Elles favorisent les malentendus entre les participants, ou la paresse de certains qui vont faire autre chose pendant la réunion.
  • Elles sont en outre plus complexes à animer et demandent au leader d’être très actif, plus que dans le cas d’une réunion face à face.

Quelques astuces :

  • pour éviter la non implication, désactiver le bouton « silence »
  • Si vous dépassez 5 participants, faites de sous-groupes de moins de 5 personnes et faites-les se « réunir » pour discuter du problème, générer des idées, trouver des solutions. Puis chaque sous-groupe désigne un représentant qui va se réunir avec le leader de réunion et les représentants des autres sous-groupes.

Mon avis : les réunions audio sont une galère à gérer et peuvent se révéler dangereuses. J’ai souvenir d’une réunion que j’ai animée de l’étranger alors que la plupart des participants étaient dans nos locaux en France et qui a engendré une crise dans l’entreprise à cause de maladresses que j’ai commises car je ne percevais pas le ressenti.

En conclusion

Ce livre est intelligent, pertinent, rapide à lire et contient dans sa dernière partie des fiches recette que vous pourrez aisément appliquer.

Pour avoir animé des milliers de réunions dans ma vie de chef d’entreprise, je suis convaincu que si j’avais appliqué certaines des recommandations du livre, j’aurais gagné du temps et été beaucoup plus efficace.

Je vous conseille vivement d’acquérir ce livre, idéalement en format numérique (prix très modique) car cela vous permettra d’exploiter aisément les outils fournis en annexe !

Catégories : Notes de lecture

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